BAB I
MENGENAL SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Proses Bisnis dan Sistem Informasi Akuntasi
Proses Bisnis (business procces) adalah urutan aktivitas yang dilaksanakan oleh suatu bisnis untuk memperoleh, menghasilkan, serta menjual barang dan jasa. Para akuntan memanfaatkan proses bisnis perusahaan dalam bentuk siklus transaksi. Siklus Transaksi (transaction cycles) mengelompokkan kejadian kejadian terkait yang pada umumnya terjadi dalam suatu urutan tertentu. Kejadian (events) adalah aktivitas yang terjadi pada suatu waktu tertentu. Jadi setiap siklus transaksi melibatkan beberapa kejadian. Siklus Transaksi dan kejadian akan di bahas secara lebih terperinci di Bab 2.
Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah suatu system yang menangkap data tentang satu organisasi, menyimpan dan memelihara data, serta menyediakan informasi bagi manajemen. SIM nerupakan suatu kumpulan subsistem yang menyediakan informasi seperti prosuksi, pemasaran, sumber daya manusia, serta akuntansi dan keuangan. Salah satunya subsistemnya adalah Sistem Informasi Akuntansi (SIA), subsistem dari SIM ini menyediakan informasi akuntansi dan keuangan, juga informasi lain yang diperoleh dari pengolahan rutin atas transaksi akuntansi. Lingkup dari SIA memberi informasi mengenai pesanan penjualan, penjualan dalam satuan unit dan mata uang, penagihan kasm pesanan pembelian, penerimaan barag, pembayaran, gaji dan jam kerja.
PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Ø Membuat Laporan Eksternal
Ø Mendukung Aktifitas Rutin
Ø Mendukung Pengambilan Keputusan
Ø Perencanaan dan Pengendalian
Ø Menerapkan pengendalian Internal
Aplikasi dan Peranti Lunak Akuntansi
Aplikasi adalah program computer yang digunakan untuk memenuhi keperluan-keperluan tertentu seperti peranti lunak pengolahan kata dan lembar kerja elektronik. Aplikasi-aplikasi akuntansi menyediakan informasi yang diperlukan untuk kelima penggunaan SIA.
Interaksi anatara system informasi akuntansi dan seorang pengguna terutama terdiri atas
- Pencatatan kejadian
- Pengentrian informasi tentang pemasok, pelanggan, karyawan, dan produk
- Pencetakan dokumen, seperti pesanan pembelian dan faktur penjualan
- Pencetakan laporan, seperti laporan keuangan dan analisis penjualan
- Pelaksanaan permintaan informasi khusus untuk suatu maksud
Off-the-shelf software adalah peranti lunak komersial yang siap pakai dan tersedia untuk dijual kepada masyarakat umum.
Peran Akuntansi dalam Hubungannya dengan SIA
International Federation of Accountants (IFAC) menerbitkan sebuah laporan “Teknologi Informasi di dalam Kurikulum Akuntansi” yang mengidentifikasikan empat peran di mana akuntan menggunakan teknologi informasi:
· Pengguna
Para akuntan dan manajer keuangan menggunakan system akuntansi untuk semua fungsi (menyusun laporan eksternal, menangani transaksi rutin, dan lain-lain.
· Manajer
Para menajer bertanggung jawab mengatur karyawan dan sumber daya untuk membantu suatu organisasi dalam mencapai tujuan.
· Konsultan
Menyediakan jasa konsultasi di banyak bidang, termasuk system informasi, perencanaan keuangan perorangan, akuntansi lingkungan dan akuntansi forensik
· Evaluator
Akuntan menyediakan bermacam jasa evaluasi yang berfokus atau bergantung pada system infotmasi akuntansi. Di sini, akan dilihat akuntan sebagai seorang auditor internal, auditor eksternal, dan penyedia jasa assurance (pemberian keyakinan) lainnya.
BAB 2
PROSES BISNIS DAN DATA SIA
Proses dan Kejadian Bisnis
Proses bisnis dapat disusun menjadi tiga siklus transaksi utama:
1. Siklus pemrolehan/ pembelian, mengacu pada proses pembelian barang dan jasa. Siklus pemrolehan dan organisasi dengan jenis yang berbeda pada dasarnya bersifat sama karena kebanyakan mencakup di dalamnya sebagian atau semua operasi berikut ini:
ü Mendiskusikan dengan para pemasok.
ü Memproses permintaan.
ü Membuat perjanjian dengan pemasok untuk membeli barang atau jasa di masa mendatang.
ü Menerima barang atau jasa dari pemasok.
ü Mengakui klaim atas barang dan jasa yang diterima.
ü Memilih faktur-faktur yang akan dibayar.
ü Menulis cek.
2. Siklus konversi mengacu pada proses mengubah sumber daya yang diperoleh menjadi barang-barang dan jasa, seperti perakitan, penanaman, penggalian, dan pembersihan. Siklus konversi bisa bersifat kompleks.
3. Siklus pendapatan mengacu pada proses menyediakan barang dan jasa untuk para pelanggan. Siklus pendapatan dari jenis organisasi yang berbeda dapat saja sama dan mencakup di dalamnya sebagian atau semua operasi berikut ini:
ü Merespons permintaan informasi dan pelanggan.
ü Membuat perjanjian dengan para pelanggan untuk menyediakan barang dan jasa di masa mendatang.
ü Menyediakan jasa atau mengirim barang ke pelanggan.
ü Menagih pelanggan.
ü Melakukan penagihan uang.
ü Menyetorkan uang ke bank.
ü Menyusun laporan.
Pengidentifikasian Kejadian Dalam Proses Bisnis
Akuntansi pada dasarnya adalah suatu system informasi, dan sangat penting bagi para akuntan untuk mengetahui bagaimana system informasi beroperasi. Pengetahuan seperti itu akan memungkinkan mereka untuk menyediakan jasa konsultasi dan desain system, serta untuk memenuhi peran mereka sebagai evaluator dan auditor. Mutu dan karakteristik dari suatu system informasi mempengaruhi kinerja dan seberapa jauh auditor dapat bersandar pada output dari system dalam melakukan verifikasi laporan keuangan. Tentu saja, para akuntan juga harus memahami system akuntansi dalam perannya sebagai pengguna.
Kami telah melihat bahwa suatu pengetahuan tentang dasar-dasar siklus pendapatan dan pemrolehan dapat menyediakan suatu titik awal untuk mengumpulkanj data tentang proses-proses perusahaan. Walaupun demikian, proses-proses bisnis dapat saja kompleks dan bahkan banyak sekali, jadi kita juga perlu untuk menemukan suatu cara untuk menyederhanakan dan menyusun informasi yang kita kumpulkan tentang suatu proses bisnis.
Pedoman Mengakui Kejadian
Pedoman berikut berfokus pada pergesaran tanggung jawab di dalam proses bisnis untuk mengidentifikasi kejadian.
Pedoman 1: kenali kejadian pertama dalam suatu proses ketika seseorang atau suatu departemen dalam sebuah organisasi menjadi bertanggung jawab terhadap suatu aktivitas.
Pedoman 2: Abaikan aktivitas yang tidak memerlukan keikutsertaan agen internal.
Pedoman 3: kenali suatu kejadian baru ketika tanggung jawab dipindahkan dari suatu agen internal ke agen internal ke agen internal lainnya.
Pedoman 4: Kenali kejadian baru ketika suatu proses sudah disela/ diinterupsi dan dilanjutkan kemudian oleh agen internal yang sama. Setelah interupsi seseorang di luar organisasi atau proses itu mungkin memulai proses tersebut. Sebagai alternative, prose situ dapat dilanjutkan pada suatu waktu yang sudah dijadwalkan.
Pedoman 5: gunakan satu nama kejadian dan uraian yang mencerminkan sifat umum dari kejadian itu.
Kita menerapkan pedoman 1 untuk menentukan kejadian pertama dan pedoman 3 untuk mnegidentifikasi kejadian yang lain. Pedoman 2 tidak digunakan karena tidak ada aktifitas yang dilaksanakan oleh orang-orang di luar organisasi itu. Pedoman 4 tidak perlu karan tidak setiap kasus berkaitan dengan interupsi dan lanjutkan aktivitas yang dikerjakan oleh agen internal yang sama.
Jenis-Jenis File dan Data
File Induk
Ciri-cirinya:
· File induk mempunyai data yang relative permanen mengenai agen-agen eksternal, internal, atau barang dan jasa.
- File persediaan (barang dan jasa)
- File Pelanggan (agen-agen eksternal)
- File Karyawan (agen –agen internal)
· File induk tidak menyediakan perincian mengenai transaksi-transaksi individual.
· Data uang disimpan dapat memiliki karakteristik sebagai data acuan mengenai data ringkasan.
- Data acuan adalah data deskriptif yang relative permanen dan tidak dipengaruhi oleh transaksi.
- Data ringkasan diubah ketika kejadian, seperti pesanan dan pengiriman terjadi.
File Transaksi
Ciri-cirinya:
· File transaksi menyimpan data tentang kejadian.
- Pesanan
- Pengiriman
- Penagihan kas
· File transaksi biasanya mencakup suatu field untuk tanggal transaksi.
· File transaksi biasanya mencakup informasi kuantitas dan harga.
· Ingat bahwa kejadian berlangsuang dalam suatu urutan tertentu di dalam siklus pendapatan dan pemrolehan.
Kejadian dan Aktivitas
Tiga jenis aktivitas yang akan membantu anda memahami SIA:
· Pencatatan => mengacu pada penyiapan dokumen sumber dan penyimpanan data kejadian dalam file transaksi.
· Pembaruan => mengacu pada tindakan mengubah data ikhtsar di suatu file induk untuk mencerminkan pengaruh dari kejadian.
· Pemeliharaan File => aktivitas pemeliharaan file menangkap dan mengorganisasi data acuan tentang file induk
BAB 3
MENDOKUMENTASIKAN SISTEM AKUNTANSI
Diagram Aktivitas UML
Unified modeling language (UML), suatu bahasa yang digunakan untuk menentukan, memvisualisasikan, membangun, dan mendokumentasikan suatu sustem informasi. UML dikembangkan sebagai suatu alat untuk analisis dan desain berorientasi objek oleh Grady Booch, Jim Rumbaugh, dan Ivar Jacobson. UML dapat digunakan untuk memahami dan mendokumentasikan setiap system informasi. Standar tersebut terus dikembangkan dan diperbarui dengan pengawasan dan control dari Object Management Group (OMG), sebuah keanggotaan terbuka, konsorsium yang tidak berorientasi laba dari perusahaan-perusahaan dalam industry computer. Anggota dengan hak suara yang ada sekarang meliputi perusahaan seperti Borland, Hewlett Packard, Rational Software, Raytheon, Sun Microsystems, Unisys, dan W3 Consortium. Alas an lain memilih UML adalah karena UML menyediakan pilihan diagram untuk mendokumentasikan proses bisnis dan system informasi.
Karakteristik umum diagram aktivitas dan peta yang membuatnya bermanfaat:
ü Baik peta maupun diagram aktivitas menyediakan representasi informasi grafis yang lebih mudah dipahami dibandingkan dengan uraian naratif.
ü Peta menggunakan lambang standar untuk menyampaikan informasi. Sama halnya, diagram aktivitas menggunakan lambang standar untuk menunjukkan berbagai unsure dari suatu proses bisnis.
ü Peta dan diagram aktivitas dibuat oleh ahlinya tetapi dapat dibaca oleh para pemakai dengan sedikit pelatihan.
ü Baik peta maupun diagram aktivitas dapat menyediakan gambaran tingkat tinggi, seperti halnya juga yang tingkat rendah.
Overview Activity Diagram dan Diagram Detailed Activity
a. Overview diagram menyajikan suatu pandangan tingkat tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan kejadian-kejadian penting, urutan kejadian-kejadian ini, dan aliran informasi antarkejadian.
Membuat Overview Activity Diagram
Langkah pendahuluan :
Langkah 1 : Membaca uraian narasi dan mengidentifikasi kejadian penting
Langkah 2 : Membubuhi keterangan pada narasi agar lebih jelas menujukkan batasan kejadian dan nama-nama kejadian
Langkah –langkah untuk Membuat Diagram Aktivitas:
Langkah 3 : Menunjukkan agen yang terlibat di dalam proses bisnis dengan menggunakan swimles.
Langkah 4 : Membuat diagram untuk masing-masing kejadian.
Langkah 5 : Menggambar dokumen yang dibuat dan digunakan di dalam proses bisnis. Tunjukkan arus informasi dari kejadian ke dokumen, dan sebaliknya.
Langkah 6 : Menggambar table (file) yang di buat dan digunakan di dalam proses bisnis. Tunjukkan arus informasi dari kejadian ke table dan sebaliknya.
b. Detailed diagram sama dengan peta dari sebuah kota. Diagram ini menyediakan sautu penyajian yang lebih detail dari aktivitas yang berhubungan dengan suatu atau dua kejadian yang ditunjukkan pada overview diagram.
Membuat Detailed Activity Diagram
Langkah 1 : Tambah penjelasan naratif untuk menunjukkan aktivitas.
Langkah 2 : Buatlah tebel arus kerja.
Langkah 3 : Identifikasilah diagram terperinci yang diperlukan.
Langkah 4 : untuk setiap detailed activity diagram, lakukanlah beberapa langkah pendahuluan sebagai berikut:
4a. Buatlah swimlame untuk agen-agen yang terlibat pada satu atau beberapa kejadian yang ditunjukkan pada detailed diagram tersebut.
4b. tambahkan segi empat panjang untuk setiap aktivitas di dalam kejadian yang didokumentasikan pada detailed diagram.
4c. gunakan garis tanpa putus untuk menujukkan urutan aktivitas.
4d. Atur dukumen yang dapat dibuat atau digunakan oleh aktivitas-aktivitas di dalam diagram itu.
4e. Gunakan garis putus-putus untuk menghubungkan aktivitas dan dokumen.
4f. dokumentasikan setiap table yang dibuat, dimodifikasi, atau digunakan oleh aktivitas dalam diagram yang ada dalam kolom computer.
4g. Gunakan garis putus-putus untuk menghubungkan aktivitas dan table.
Bab 4
MENGIDENTIFIKASI RISIKO DAN PENGENDALIAN DALAM PROSES BISNIS
Pengendalian Internal dan Peran Akuntan
Pengendalian internal adalah suatu proses, yang dipengaruhi oleh dewan direksi entitas, manajemen, dan personel lainnya, yang dirancang untuk memberikan kepastian yang beralasan terkait dengan pencapaian sasaran kategori sebagai berikut: efektiftas dan efisiensi operasi, keandalan pelaporan keuangan, dan ketataan terhadap hokum dan peraturan yang berlaku.
Pemahaman yang baik mengenai pengendalian internal penting bagi akuntan yang berperan sebagai manajer, pengguna :
· Tanggung jawab sebagai manajer atas pengendalian internal telah dibuat secara eksplisit di Undang-Undang Sarbanes-Oxley Tahun 2002 dan standar No.2 Public Company Accounting Oversight Board (PCAOB). Standar No.2 mengharuskan manajemen untuk membuat sebuah pernyataan yang menjelaskan dan menilai system pengendalian internal perusahaan.
· Pengguna juga harus memahami pengendalian internal perusahaan sehingga dapat diterapkan dengan tepat dan efektif.
· Sebagai perancang prosedur pengendalian internal yang mendorong ketaatan terhadap peraturan dan sasaran perusahaan, maka dari itu akuntan harus dapat memilih atau merencanakan pengendalian internal yang dapat mengurangi resiko.
· Perannya sebagai evaluator, auditor internal dan auditor eksternal harus memahami system pengendalian internal agar akuntan dapat mengembangkan laporan manajemen dan menyusun atestasi atas pernyataan manajemen mengenai pengendalian internal.
Kerangka Kerja Dalam Mempelajari Pengendalian Internal : Komponen Dan Sasaran Pengendalian Internal
Komponen Pengendalian Internal
Lima komponen pengendalian internal :
1. Lingkungan Pengendalian
Mengacu pada faktor-faktor umum yang menetapkan sifat organisasi dan memengaruhi kesadaran karyawannya terhadap pengendalian, meliputi integritas, nilai-nilai etika, serta filosofi dan gaya operasi manajemen.
2. Penentuan Risiko
Identifikasi dan analisis risiko yang mengganggu pecapaian sasaran pengendalian internal.
3. Aktivitas pengendalian
Kebijakan dan prosedur yang dikembangkan oleh organisasi untuk menghadapi risiko, meliputi :
a. Penelaahan kinerja
b. Pemisahan tugas
c. Pengendalian aplikasi
d. Pengendalian umum
4. Informasi dan komunikasi
System informasi perusahaan merupakan kumpulan prosedur dan record yang dibuat untuk memulai, mencatat, memproses, dan melaporkan kejadian pada proses entitas.
5. Pengawasan
Mengawasi pengendalian internal untuk memastikan bahwa pengendalian organisasi berfungsi sebagaimana dimaksudkan.
Sasaran Pengendalian Internal
Sasaran pengendalian internal menurut laporan COSO mencakup:
· Efektivitas dan efisiensi operasi
· Keandalan pelaporan keuangan
· Ketaatan terhadap hokum dan peraturan yang berlaku
· Pengamanan aset
Sasaran pengendalian internal dikasifikasikan seperti empat jenis sasaran:
Sasaran pelaksanaan. Dasar pemikiran tentang sasaran pelaksanaan di pusatkan pada pendekatan kita terhadap penentuan risiko, yang meliputi daftar risiko umum untuk siklus pendapatan setiap organisasi yang dinyatakan dalam bentuk dua sasaran pelaksanaan.
Sasaran Sistem Informasi. Sasaran system informasi memfokuskan pada pencatatan, pembaruan, dan pelaporan informasi akuntansi. Ini juga penting untuk memastikan pelaksanaan taransaksi yang efektif.
Sistem Perlindungan Aset. Sasaran ini sesuai untuk teks ini karena relevan dengen system informasi akuntansi dan konsisten dengan focus kita pada kejadian dan proses. Kita juga akan menempatkan sasaran pengamanan asset karena pencurian atau kehilangan asset merupakan risiko yang diharapakan akuntan untuk dikendalikan dan karena informasi akuntansi berperan penting dalam mengamankan asset.
Sasaran kinerja. Memfokuskan pada pencapaian kinerja yang memuaskan dari organisasi, orang, departemen, barang, atau jasa. Meskipun sasaran ini tercapai, sasaran kinerja saja tidak tercapai.
Penentuan Risiko
Penentuan Risiko Pelaksanaan: Siklus Pendapatan
Risiko pelaksanaan yang umum untuk dua transaksi siklus pendapatan adalah sebagai berikut:
1. Penyerahan barang dan jasa:
· Diperbolehkannya penjualan atau layanan jasa yang tidak terotoritasi
· Penjulan atau layanan jasa yang teritorisasi tidak terjadi, terlambat, atau digandakan tanpa disengaja
· Jenis barang atau jasa salah
· Kuantitas atau kualitas salah
· Pelanggan atau alamat salah
2. Penerimaan kas
· Kasa tidak diterima atau terlambat diterima
· Jumlah kas yang diterima salah
Penentuan Risiko Pelaksanaan: Siklus Pemrolehan
Risiko pelaksanan yang bersifat umum untuk dua transaksi siklus pemrolehan adalah sebagai berikut:
1. Menerima barang dan jasa
· Diterima barang/jasa yang tidak terotorisasi
· Barang/jasa yang diharapkan untuk diterima, tidak terjadi, terlambat, atau tanpa sengaja terjadi dua kali
· Janis barang/jasa yang diterima salah
· Kuantitas atau kualitas salah
· Salah pemasok
2. Melakukan pembayaran
· Pembayaran yang tidak terotorisasi
· Kas tidak dibayar, terlambat, atau membayar dua kali
· Jumlah yang dibayar salah
· Membayar kepada pemasok yang salah
Aktivitas Pengendalian
Pengendalian arus kerja
· Pemisahan Tugas.
· Pengunaan informasi dari kejadian sebelumnya untuk mengendalikan aktivitas.
· Urutan kejadian yang diharuskan.
· Menindaklanjuti kejadian
· Dokumen bernomor urut
· Pencatatan agen internal yang bertanggung jawab atas kejadian dalam suatu proses
· Pembatasan akses asset dan informasi
· Rekonsiliasi catatan dengan bukti fisik aset
Sumber:
Buku "Sistem Informasi Akuntansi"
Sumber:
Buku "Sistem Informasi Akuntansi"
Tidak ada komentar:
Posting Komentar