Rangkuman Bab 5-7 (SIA Softskill)

BAB 5

MEMAHAMI DAN MENDESAIN DATA AKUNTANSI
Bab ini menjelaskan bagaimana mendesain file data. Fokus kita adalah pada perancangan data untuk basis data relasional. Basis data relasional adalah teknologi penting untuk system akuntansi. Basis data (database) adalah pengumpulan data terkait yang komprehensif. Basis data di atur oleh system manajemen basis data (database management system), yang merupakan seperangkat program yang memungkinkan pengguna untuk menyimpan, memodifikasi, dan menyaring informasi dari basis data. Pada basis data relasional, data di sajikan berupa table dua dimensi yang disebut relasi. Kolom dalam table disebut atribut dan ekuivalen dengan field di sebuah file.


MENDOKUMENTASIKAN FILE TRANSAKSI

Pedoman untuk mengidentfikasi perlunya table transaksi:
Pedoman 1 : Tentukan kejadian-kejadian di dalam proses.
Pedoman 2 : Keluarkan kejadian yang tidak perlu dicatat di dalam system computer.
Pedoman 3 : Keluarkan kejadian query dan pelaporan karena mencakup penggunaan data yang telah dicatat di dalam SIA
Pedoman 4 : Keluarkan kejadian pemeliharaan.

Kejadian dan Tabel Induk
Entitas-entitas pada table induk:
• Barang / Jasa
• Agen
• Kas
• File induk buku besar
Secara umum, tabel induk digunakan untuk menyimpan data yang relative permanen tentang entitas. Dengan table induk dapat menghemat waktu entri data dan ruangan penyimpanan.

ATRIBUT DAN HUBUNGAN
Tiga konsep penting yang akan membantu anda memperbaiki mendesain desain awal yang dikembangkan dari analisis kejadian:
1. Kunci Utama
Kunci utama (primary key) adalah atribut yang secara unik mengindenfikasi record di tabel. Ketika record ditambahkan ke tabel, setiap record digunakan sebagai nilai kunci utama yang hanya mengidentifikasi record tersebut.
2. Atribut terhubung (Kunci Asing)
Kunci utama (foreign key) adalah field di tabel yang merupakan kunci utama di beberapa tabel lainnya. Kunci asing digunakan untuk menghubungkan satu tabel dengan lainnya.
3. Kardinalitas Hubungan
Kardinalitas hubungan menunjukkan berapa banyak keterjadian dari satu jenis entitas (kejadian, sumber daya alam, atau pelaku) dihubungkan dengan jenis entitas lainnya. Kardinalitas berikut ini digunakan dalam desain basis data:
• Hubungan satu dengan satu (1,1)
• Hubungan satu dengan banyak (1,m)
• Hubungan banyak dengan banyak (m,m)

Isu Implementasi Desain Data Tambahan

Desain konseptual ditekankan ketika kita menggunakan analisis kejadian untuk membuat tabel transaksi yang diperlukan dan ketika kita menggunakan barang, jasa dan agen untuk membuat tabel induk. Akan tetapi, keputusan tentang kejadian mana yang dicatat di file transaksi dan entitas mana yang dipelihara di file induk merupakan isu-isu implementasi. Berikut ini adalah membuat implementasi dan empat usulan:
Usulan 1 : Satu tabel induk, bukan dua. Jika tabel yang memliki tujuan yang sama dan struktur yang sama atau identik, mungkin lebih baik menggabungkan kedua tabel.
Usulan 2 : Satu tabel kejadian, bukan dua. Jika terdapat hubungan satu dengan satu antarkejadian dalam satu urutan, perancang memiliki pilihan untuk membuat tabel transaksi untuk setiap kejadian, atau menggabungkan kejadian kejadian pada satu tabel transaksi.
Usulan 3 : Hilangkan hubungan yang berulang. Anda dapat menghapus garis yang menunjukkan hubungan antara dua tabel jika hubungan tersebut dapat ditentukan dari hubungan lainnya yang terjadi terlebuh dulu.
Usulan 4 : Tambahkan hubungan yang tidak memasukkan record kejadian. Hingga sekarang, kita telah menganggap seluruh hubungan sebagai hubungan yang terikat secara langsung dengan kejadian. Tabel kejadian yang diletakkan di kotak di tengah diagram kelas UML yang terlihat hingga sekarang, dan semua garis terkait dihubungkan secara langsung ke tabel kejadian tersebut.

BAB 6

MEMAHAMI DAN MENDESAIN QUERY DAN LAPORAN

Sistem manajemen basis data (database management system –DBMS) adalah sekumpulan program yang memungkinkan anda untuk masuk, mengorganisasi, dan mendapatkan kembali informasi dari suatu basis data. Untuk mengakses informasi dari basis data, anda harus memahami konsep query. Query adalah permintaan informasi dari basis data. Peranti lunak manajemen basis data menyediakan fungsi-fungsi pembuatan tabel, memasukkan data ke tabel, dan memperoleh kembali informasi melalui query.   Laporan (report) adalah penyajian data yang terpola dan tersusun. Laporan dibuat dan digunakan sebagai suatu bagian integral dari proses bisnis. Pelaporan meliputi penggabungan, peringkasan, dan pengorganisasian informasi tentang kejadian, agen, dan barang/ jasa dengan berbagai cara.

QUERY

Bahasa Query
• Structured query language (SQL)
SQL merupakan bahasa standar untuk melakukan query basis data relasional.
• Query by example (QBE)
QBE adalah suatu pendekatan yang lebih sederhana, meskipun kurang kuat, untuk berkomunikasi dengan basis data. Perancang menetukan output yang diinginkan dari satu tabel atau lebih dengan menggunakan sebuah grid.

Spesifikasi Query
• Query satu tabel
Dua pertanyaan yang membantu kita untuk menganalisis dan memandu kita dalam desain query:
1. Atribut apa saja yang diperlukan pengguna dalam output query? Tabel apa saja yang memuat atribut-atribut yang diperlukan untuk output query?
2. Kriteria apa yang akan digunakan untuk menghasilkan output? Atribut apa saja yang akan  digunkan dalam criteria tersebut? Tabel apa yang memuat atribut yang diperlukan untuk menentukan kriteria?
• Query Banyak Tabel
Dalam mendesain query banyak tabel kita juga menggunakan dua pertanyaan yang sama seperti query satu tabel tetapi hanya di tambahkan satu pertanyaan lagi yaitu:
3. Untuk query yang memerlukan informasi dari banyak tabel, kita perhatikan pertanyaan tambahan: Kunci asing apa yang menghubungkan informasi di satu tabel dengan kunci utama tabel lainnya di dalam query?

JENIS JENIS LAPORAN

Peranti lunak DBMS biasanya memiliki penulisan laporan (report writer) di samping processor query. Penulis laporan memungkinkan pengguna untuk membuat ouput tabel atau query dengan cara yang tepat untuk memenuhi kebutuhan pembuat keputusan. Kebanyakan laporan memiliki header laporan, header halaman, footer halaman, dan footer laporan di samping isi utama yang mencakup data yang akan disajikan di dalam laporan. Selain itu, laporan mungkin memiliki bagian header kelompok, detail kelompok, dan footer kelompok.
Empat model laporan berdasarkan pada organisasi data di laporan: daftar sederhana, perincian yang dikelompokkan, ringkasan, dan entitas tunggal.
Laporan data sederhana  adalah daftar transaksi penjualan.
Laporan perincian yang dikelompokkan adalah daftar transaksi penjualan yang dikelompokkan menurut jenis produk yang dijual dengan subtotal untuk setiap jenis produk.
Laporan ringkasan hanya memberikan ringkasan angka-angka penjualan, seperti total penjualan untuk setiap produk, tanpa mendaftar masing-masing transaksi penjualan.
Laporan entitas tunggal, seperti faktur penjualan, hanya memberikan perincian mengenai satu kejadian.

Tata Letak Laporan

Header laporan menunjukkan informasi yang diterapkan pada seluruh laporan (misalnya, nama laporan dan perusahaan, tanggal laporan, dan nomor halaman).
Header halaman dapat digunakan untuk menentukan informasi yang tampak di bagian atas setiap halaman.
Footer halaman tampak di bagian bawah setiap halaman dan biasanya mencakup nomor halaman.
Footer laporan terlihat satu kali, di bagian akhir laporan. Footer laporan biasanya digunakan untuk menyajikan informasi ringkasan seperti total semuanya.
Perincian laporan berisi informasi utama di laporan. Bagian ini menyajikan data mengenai berbagai entitas (kejadian, agen, produk, dan jasa).
Kotak label dan kotak teks. Dua elemen penting laporan apa pun adalah label dan data. Kotak label menampilkan teks deskriptif dan tidak terpengaruh oleh data di dalam tabel. Kotak teks menampilkan data yang di ambil dari tabel. Kotak label bersifat statis sedangkan kotak teks bersifat dinamis.
Mengelompokkan Atribut. Laporan berkelompok adalah laporan yang dikelompokkan menurut sesuatu. Data acuan dan data kejadian untuk produk tertentu dikelompokkan bersama.
Header kelompok dapat digunakan untuk menyajikan inforamasi yang umum bagi kelompok tersebut.
Perincian kelompok adalah transaksi yang berkaitan dengan kelompok.
Footer kelompok juga dapat digunakan untuk memberikan informasi yang bermanfaat di dalam laporan yang dikelompokkan.

LAPORAN KEJADIAN
Empat model laporan kejadian yang dikasifikasikan menurut struktur
1. Daftar kejadian sederhana
Menyediakan daftar kejadian yang sederhana selama suatu periode waktu yang disusun menurut tanggal kejadian atau nomor transaksi tanpa adanya pengelompokkan atau subtotal.
2. Rincian kejadian dikelompokkan
Menampilkan daftar kejadian selama suatu periode dan umumnya dikelompokkan menurut barang/jasa atau agen. Laporan seperti itu dapat mencakupdata acuan mengenai barang/ jasa atau agen maupun perincian kejadian yang berhubungan dengan barang/jasa atau agen.
3. Ringkasan kejadian
Meringkas data kejadian menurut berbagai parameter. Laporan ringksan hanya menyajikan informasi ringkasan (misalnya, penjualan bulanan); tidak menyebutkan kejadian-kejadian individu.
4. Kejadian tunggal
Menyajikan perincian mengenai satu kejadian. Seringkali, laporan ini dicetak untuk tujuan dokumentasi atau untuk diberikan kepada pelanggan atau pemasok.

DAFTAR ACUAN DAN LAPORAN STATUS

Daftar acuan hanya melaporkan data acuan yang di ambil dari tabel induk.  Data acuan tidak terpengaruh oleh kejadian, jadi informasi mengenai saldo atau jumlah barang si gudang tidak akan dimasukkan di laporan ini. Laporan status menyediakan data ringkasan mengenai barang, jasa, atau agen. Laporan status dapat dibuat dalam bentuk terperinci atau ringkasan.

BAB 7 

MEMAHAMI DAN MENDESAIN FORMULIR

Hubungan antara Formulir Input dan Tabel
1. Satu formulir untuk mencatat data di satu tabel.
2. Satu formulir untuk mencatat data di dua tabel atau lebih.
3. Dua formulir atau lebih untuk mencatat data di satu tabel.

Jenis-jenis Formulir Input
• Formulir Entri Satu Record hanya menampilkan satu record pada satu waktu. Formulir ini digunakan untuk menambah, menghapus, atau memodifikasi data di satu rocord satu tabel tertentu.
• Formulir Entri Bentuk Tabel. Formulir entri bentuk tabel menyediakan desain seperti kertas kerja untuk memasukkan banyak record di satu tabel. Jenis formulir ini sering kali digunakan untuk mencatat sekumpulan kejadian.
• Formulir Entri Multitabel digunakan untuk menambahkan data ke lebih dari satu tabel.

Cara-cara Entri Data
1. Agen internal mengetik data.
2. Agen internal memilih data untuk dimasukkan dengan menggunakan tabel pencarian, tombol radio, atau kotak cek.
3. Agen internal memindai kode batang produk atau kartu identifikasi pelanggan.
4. Pengguna memasukkan data dengan menggunakan formulir di situs Web-perusahaan.

Mengidentifikasi Formulir yang Diperlukan
Kebutuhan akan formulir tergantung pada (a) data apa perlu dikumpulkan dan (b) bagaimana data tersebut akan dikumpulkan. Data yang dieperlukan diidentfikasi berdasarka n kebutuhan akan informasi mengenai kejadian-kejadian di dalam proses dan mengenai agen, barang, dan jasa terkait. UML use case dapat digunakan untuk membuat model interaksi antara pengguna dengan system. Mungkin interaksi antara pengguna dengan system terjadi ketika data dimasukkan di sebuah formulir pada layar computer. Use case adalah urutan langkah-langkah yang terjadi ketika “pelaku” sedang berinterkasi dengan system untuk suatu tujuan tertentu. Contoh use case adalah memasukkan pelanggan baru di tabel pelanggan, mencatat penjualan, dan mencetak laporan. Diagram use case adalah penyajian grafis yang dapat menyediakan daftar use case yang terjadi di suatu aplikasi sedangkan Deskripsi use case digunakan untuk menyediakan perincian dan biasanya ditunjukkan sebagai langkah-langkah bernomor urut. Diagram dan deskripsi use case juga biasa digunakan untuk mendokumentasikan pengendalian internal.

Mendokumentasikan Isi dan Organisasi Formulir: Pola Desain Formulir
Lima unsur formulir yang memerlukan dokumentasi:
a) Atribut yang dicatat di tabel
b) Atribut yang ditampilkan dari tabel
c) Field perhitungan
d) Kunci asing
e) Query

Elemen-elemen Antarmuka Formulir
Elemen antar formulir merupakan objek-objek pada formulir yang digunakan untuk memasukkan informasi atau melakukan tindakan. Beberapa elemen antarmuka yang umum adalah:
Kotak teks adalah ruang pada formulir yang digunakan untuk memasukkan informasi yang ditambahkan ke tabel atau untuk menampilkan informasi yang dibaca dari tabel.
Label membantu pengguna untuk memahami informasi apa yang perlu dimasukkan.
Fitur pencarian sering kali ditambahkan ke kotak teks yang digunakan untuk memasukkan kunci asing.
Tombol perintah digunakan untuk melakukan sautu tindakan.
Tombol radio  memungkinkan pengguna untuk memilih salah satu dari perangkat pilihan.
Kotak cek mirip dengan tombol radio, tetapi dapat memilih lebih dari satu opsi.

Meningkatkan Akurasi dan Efisiensi Entri Data
Beberapa pengendalian berikut ini dapat digunakan pada formulir entri untuk meningkatkan akurasi dan efisiensi entri data.
1. Kunci utama
2. Fitur pencarian
3. Pemindaian
4. Pemeriksaan record
5. Konfirmasi
6. Integritas referensial
7. Pemeriksaan format
8. Aturan validasi
9. Default
10. Melarang field kosong
11. Nilai yang dihasilkan computer
12. Mengingatkan pengguna untuk menerima/ menolak data

MENDESAIN FORMULIR

Mendesain dan Mendokumentasikan Formulir yang Diperlukan
Untuk mengidentifikasi formulir yang diperlukan, pertama kali kita mengidentifikasi kejadian-kejadian di dalam proses bisnis. Dua kejadian dapat diidentfikasi di narasi Fairhaven Convenience Store : melakukan penjualan dan menyetorkan kas. Selain kejadian ini, kita harus memasukkan adanya kejadian penyimpanan arsip yang diperlukan untuk menetapkan dan memodifikasi data acuan di file induk. Peninjauan ulang atas diagram kelas UML menunjukkan dua file induk : persediaan dan manajer.